Perché le email di follow-up sono così umilianti?
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Sono le 15:12 di un giovedì pomeriggio e le dita ti prudono sulla tastiera. Il tuo collega ti aveva assicurato due settimane fa che ti avrebbe contattato entro giovedì pomeriggio, esattamente adesso, per discutere una richiesta di finanziamento. Aveva tutto il tempo fino alla scadenza. Ben due settimane! E avete anche discusso di questo la scorsa settimana in ufficio! Controlli nuovamente l’ultima email che ti ha inviato, ma naturalmente non c’è nulla di nuovo. Aggiorni la tua casella di posta. Nulla. Nessuna nuova email. Vai in cucina a prendere un caffè, poi controlli di nuovo le tue email. E di nuovo: nulla.
Quindi ora ti trovi qui, con una scadenza imminente, e ti tormenti cercando di decidere se inviare al tuo collega un’email di follow-up.
Nella tua mente, stai valutando le tue opzioni:
“Mi sto riprendendo…” – “Volevo fare un controllo…” – “Per farlo tornare in cima alla tua casella di posta…” – “In caso la mia email non ti sia arrivata…” – “Un gentile promemoria…” – “Una breve domanda…” – “Per tornare sull’argomento…”
Tutte le opzioni ti fanno rabbrividire. Ti senti come un bambino che supplica i genitori per qualcosa, o come un match su Tinder che semplicemente non capisce che non c’è futuro tra voi due. Ma questa non è una situazione familiare o sentimentale, ma una situazione professionale. Perché dovresti dover chiedere in modo timido un feedback importante?
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Ecco perché le email di follow-up possono essere così umilianti. È difficile trovare formulazioni che non suonino supplichevoli, servili o un po’ imbarazzanti quando stai cercando di raggiungere qualcuno di nuovo. Ogni email di follow-up è un po’ diversa; probabilmente scriveresti qualcosa di diverso ai tuoi colleghi rispetto ai tuoi clienti, e useresti un tono diverso per richiedere una gentile verifica dopo un’applicazione di lavoro. Solo la ricerca delle parole giuste per ogni situazione può sembrare un lavoro a sé stante.
Soprattutto perché al giorno d’oggi è difficile evitare le email di follow-up. I dipendenti d’ufficio faticano già a stare al passo con i loro altri compiti; le onde di licenziamenti (ancora in corso) dalla pandemia di COVID-19 hanno sconvolto le strutture dei team in tutto il mondo e la stessa pandemia ha spinto molte persone a riorientarsi professionalmente, creando ulteriori lacune nei team. A causa dell’aumento dei costi della vita, i nostri salari reali sono diminuiti, ma la pressione sui dipendenti è aumentata. Ed è proprio questa crisi economica che fa sì che le posizioni vacanti vengano meno frequentemente rimpiazzate. In queste circostanze, non è sorprendente che non ogni email riceva una risposta.
Queste email da sole generano stress aggiuntivo. Da anni il numero di email che i dipendenti ricevono in media è in aumento. Questo flusso costante di messaggi da colleghi, superiori e sconosciuti non si ferma nemmeno dopo l’orario di lavoro in molti settori. Uno studio statunitense condotto da Wakefield Research per la piattaforma di posta elettronica Superhuman ha rilevato che il 38% dei dipendenti d’ufficio intervistati sarebbe disposto a dimettersi a causa della loro “affaticamento da email”. E giustamente, perché secondo uno studio condotto nel 2016 dall’Università della California: “Più tempo si passa a rispondere alle email in un’ora, maggiore sarà lo stress in quell’ora”. Gli stessi ricercatori hanno concluso che i dipendenti stressati rispondono alle email più velocemente, ma con meno attenzione. Come ha già scritto il New Yorker: le email “ci rovinano la vita”.
Sarebbe un po’ ridicolo prendersela profondamente con ogni persona che non ti risponde. Forse ti infastidisce dover inviare un’altra email di follow-up al tuo collega, ma potrebbe essere che proprio quel collega la prossima settimana ti debba inviare una email perché non hai risposto alla sua. Chiunque abbia sempre risposto immediatamente a ogni email, scagli la prima pietra!
Non importa se la persona che sembra ignorarti improvvisamente ha qualcosa di più urgente da fare, ha avuto molte cose personali da fare o semplicemente ha dimenticato la tua email: le persone sono persone, non robot. E per quanto possa essere fastidioso, molte persone (me compresa) non hanno semplicemente la capacità mentale di mettere l’etichetta della casella di posta sopra ogni altra cosa.
E qui arriviamo in un vicolo cieco scomodo: le email di follow-up sono fastidiose – ma il modo in cui lavoriamo semplicemente non funziona senza di esse. Forse dobbiamo accettare che ci sono aspetti della nostra vita professionale che semplicemente sembrano imbarazzanti (sì, stiamo parlando di te, LinkedIn!) e questo è uno di quelli.
Ma almeno secondo alcuni esperti di networking e comunicazione, hai alcune opzioni per avere successo con le tue email di follow-up.
Come scrivere una email di follow-up di successo
Prima di iniziare a digitare infastidito, chiediti se la mia prima email ha davvero bisogno di un seguito? Il feedback è ottimo – ma se non hai realmente bisogno di esso per un prossimo passo specifico, non vale la pena.
Isabel Sachs, fondatrice della piattaforma di carriera I Like Networking, spiega che ogni email che richiede una risposta chiara merita certamente un follow-up, ma dovresti comunque essere paziente e comprensivo. “Se hai già inviato un’email, aspetta 14 giorni prima di inviare la successiva. A volte le persone sono semplicemente in vacanza o hanno molte cose personali da fare”, racconta. “Ma direi che se un dialogo via email non è stato concluso e hai bisogno di una risposta chiara come un sì o un no, dovresti inviare un altro messaggio. Ma cerca sempre di essere educato, perché non possiamo mai sapere come si sente qualcuno in quel giorno, cosa sta passando personalmente e quali differenze culturali potrebbero esserci tra voi due”.
Ma come dovresti formulare la temuta email, se necessaria? David Rice, esperto di risorse umane presso People Managing People, consiglia di essere precisi. “Sii cortese ma diretto. Fai subito capire nell’oggetto di cosa si tratta e vai subito al punto”, racconta. “Lo scopo di una email del genere non dovrebbe essere quello di riepilogare una riunione o condividere i tuoi appunti e pensieri.” Aggiunge che non hai bisogno necessariamente di un’introduzione. “Non devi identificare la email come un messaggio di follow-up. La persona sa già di cosa si tratta se vai direttamente all’argomento pertinente e non sono passate tre settimane dall’ultima email. Il tuo obiettivo dovrebbe essere quello di far progredire una conversazione che è già iniziata in qualche modo. Quindi non girare attorno all’argomento, ma inizia subito.”
In definitiva, si tratta di una situazione professionale e essere diretti e trasparenti non significa essere invadenti. Non spaventerai nessuno in questo modo. Se comunque sei preoccupato di come la persona che riceverà la tua email potrebbe reagire, Isabel consiglia di chiederti: direi questo alla persona di persona? Mi sembrerebbe appropriato ricevere questa email? Se puoi rispondere a entrambe con un sì, puoi inviarla senza problemi.
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